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Sistema de gestão: o que é e como pode ajudar sua empresa

Gerenciar uma empresa é mais fácil quando você automatiza os processos operacionais e acompanha as atividades através de um sistema de gestão. Confira aqui!

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Tempo de leitura: 4 minutos

Gerenciar uma empresa exige comprometimento e organização. Lidar com finanças, processos operacionais, gerar relatórios e pensar em estratégias de negócio são só algumas das atividades exercidas pelo gestor de uma empresa, que poderiam ser otimizadas por um sistema de gestão. 

Todas essas atividades precisam de muita atenção, mas é importante pensar em uma forma de operacionalizar boa parte dessas demandas, para que sua equipe tenha tempo de focar em estratégias de crescimento para a empresa. É aí que entra o sistema de gestão, para automatizar e trazer agilidade para suas operações.

Para entender como funciona um sistema de gestão, quais são as vantagens e como escolher a plataforma que tenha tudo a ver com o seu negócio, acompanha a gente nesse post!

O que é um sistema de gestão?

Um sistema de gestão é uma plataforma direcionada para gerenciar tarefas do dia a dia de uma empresa, conectando várias áreas e automatizando processos operacionais.

Dessa forma, além de organizar as atividades, gerar relatórios e controlar suas finanças, um software de gestão contribui para uma visão mais ampla do seu negócio, já que ele centraliza as informações da empresa como um todo, auxiliando no processo de tomada de decisão.

Principais sistemas de gestão

O que é um ERP?

O Enterprise Resource Planning (Planejamento de Recursos da Empresa) é o software mais conhecido no mercado, por suas facilidades e funcionalidades. Com ele, você consegue melhorar o controle financeiro do seu negócio, emitindo notas fiscais sem burocracia, realizando backup de dados na nuvem e integrando todas as informações no sistema de gestão. 

Um ótimo exemplo de ERP é a VHSYS, que oferece um sistema de gestão onde você consegue emitir notas fiscais, organizar seu estoque e fazer uma gestão mais eficaz das suas vendas, além de ter uma loja de aplicativos integrada com ferramentas como a Juno, para que você possa realizar a emissão de cobranças através do ERP, sem burocracia.

O que é um CRM?

O Customer Relationship Management (Gestão de Relacionamento com o Cliente) é um sistema de gestão focado no relacionamento da empresa com o cliente. Você pode utilizar ele para estruturar o contato com um potencial cliente ou com quem já é seu cliente, identificando oportunidades de negócio e segmentando as campanhas de marketing de forma mais adequada. O CRM armazena dados pessoais, como nome, endereço e telefone, as atividades do cliente e os contatos já feitos com ele.

Como um exemplo de CRM, podemos citar o Hubspot, que ajuda você a organizar o seu funil de vendas de forma prática, acelerando as vendas e a produtividade do seu negócio. Além de oferecer um sistema CRM, ele possui ferramentas de marketing, vendas e atendimento ao cliente, oferecendo uma solução completa para a sua empresa.

O que é um BPM?

O Business Process Management (Gerenciamento de Processos de Negócio) é ideal para coletar e organizar as informações da sua empresa. Como ele permite que você visualize de forma mais clara os fluxos de trabalho, você consegue identificar oportunidades de melhoria a partir dos dados que o BPM traz. 

Utilizando esse software como sistema de gestão empresarial você consegue mapear, padronizar e otimizar os processos internos da sua empresa, ganhando maior escalabilidade.

O BPM mais conhecido é o TOTVS, que automatiza e padroniza os principais processos da sua empresa, possibilitando uma gestão de projetos mais transparente.

Leia também: Como fazer sua gestão de canais de venda

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Quais são os benefícios de um sistema de gestão empresarial?

Implementar um sistema de gestão, além de simplificar e automatizar os processos, melhorando a performance do trabalho, evita que você e sua equipe entrem em um fluxo de retrabalho, onde várias pessoas estejam executando a mesma tarefa ou ninguém tenha suas atividades bem definidas.

Além disso, a gente listou para você vários outros benefício em adotar um sistema de gestão:

#1 Integrar as áreas da empresa

Utilizando um software de gestão, você deixa de lado as dezenas de planilhas usadas para gerenciamento e centraliza as informações em um só lugar. Dessa forma, você terá todos os setores trabalhando com um objetivo e uma gestão mais prática.

Isso permite que você tenha o responsável pelo departamento de compras alinhado com o responsável pelo estoque, por exemplo. Dessa maneira, o setor de compras tem acesso a quantidade de produtos em estoque e consegue providenciar a compra de novos produtos em tempo hábil, caso haja a necessidade.

#2 Otimizar a produtividade

Com as demandas organizadas e os processos automatizados, além de definir qual colaborador é responsável por cada atividade, você consegue otimizar a jornada de trabalho dos seus funcionários, focando em gerar crescimento em todas as áreas da sua empresa através de estratégias de negócio.

#3 Apoiar nas tomadas de decisão

Com os dados que o sistema de gestão oferece, você consegue acompanhar a evolução mensal do seu faturamento, realizar gestão de fluxo de caixa, controlar o estoque e facilitar a análise dos indicadores da sua empresa, ajudando a traçar um plano para alavancar suas vendas. 

#4. Reduzir falhas nos processos

Padronizando os processos e integrando as atividades da sua empresa com um software de gestão, você otimiza o tempo de trabalho da sua equipe e consegue identificar pontos de melhoria no seu time, já que todas as tarefas estarão unificadas, o que permite avaliar como a empresa pode melhorar seus processos internos.

Leiam também: 10 erros de gestão de custos que sua empresa não pode cometer

Qual o melhor sistema de gestão empresarial para a minha empresa?

Para decidir qual sistema de gestão vale a pena implementar na sua empresa, a gente sugere que você avalie quais são as necessidades do seu negócio. É importante avaliar:

  • Quais são os processos que têm mais prioridade;
  • Qual sistema de gestão é mais fácil de usar e se adequa melhor a sua empresa;
  • Qual software tem o melhor custo-benefício para o porte do seu negócio;
  • Qual plataforma possui o melhor sistema de segurança e armazena os dados na nuvem, contando com criptografia e código SSL, tornando as informações confidenciais;

Levante em conta esses fatores, você consegue escolher um sistema que atenda as necessidades da sua empresa e ajude você com a gestão do seu negócio, assim você organiza suas demandas e consegue automatizar as atividades operacionais que ocupam boa parte do seu tempo. Dessa forma, você tem uma versão macro do seu negócio e investe seus conhecimentos em expansão da sua marca.