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Saiba como funciona o fluxo de caixa nas escolas

O fluxo de caixa representa um dos fatores mais importantes da gestão financeira escolar.Saiba como otimizar esse controle financeiro e manter o orçamento da sua instituição de ensino sempre em dia!

Fluxo de caixa imagem descritiva
Tempo de leitura: 4 minutos

Assim como qualquer outra empresa, uma escola precisa ter um controle sobre suas despesas e receitas. Essa é a forma mais eficiente para verificar se a instituição de ensino está lucrativa ou apresentando prejuízos no orçamento. Esse controle financeiro é conhecido como fluxo de caixa e representa um dos fatores mais importantes da gestão financeira de uma escola.

Uma boa administração de recursos financeiros possibilita que a escola mantenha sua saúde financeira em dia e faça investimentos a curto, médio e longo prazo. 

Confira nossas dicas para otimizar o fluxo de caixa escolar e tornar sua gestão ainda mais eficiente. 

O que é fluxo de caixa?

Na prática, o fluxo de caixa é a movimentação de entradas e saídas de dinheiro do caixa da escola, ou seja, tudo que sua instituição de ensino recebe e paga. Para garantir um bom controle de fluxo de caixa, é fundamental manter um registro detalhado diário, semanal e mensal de ganhos e gastos.

O passo mais importante para organizar o fluxo de caixa da sua escola é entender que essa é a ferramenta responsável por controlar a movimentação financeira, como: receitas, despesas, contas a pagar ou a receber, investimentos e inadimplência em um período de tempo predeterminado. 

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Dicas para otimizar o fluxo de caixa escolar

Registrar todas as informações financeiras da escola

Normalmente, logo pela manhã, assim que a instituição de ensino inicia suas atividades, a tesouraria ou a pessoa responsável pelo setor de finanças abre o caixa e inicia a movimentação. 

É fundamental que o fluxo de caixa da escola seja atualizado diariamente e, para que isso aconteça, desde os pagamentos das mensalidades até as compras de materiais de escritório devem ser registrados. Ao final de cada dia da semana, é importante fechar o caixa e gerar um relatório. Este controle vai ajudar você a reduzir os custos financeiros da sua escola.

Para manter os registos e relatórios do fluxo de caixa da sua escola sempre em dia, é importante contar com soluções para automatizar o fluxo financeiro, como a Juno, capazes de gerar esse tipo de dado para sua equipe. Essa é uma ótima estratégia para otimizar o tempo e o trabalho da sua equipe. Além de não precisar estar presencialmente na escola para fazer esse controle, pois tudo acontece de forma prática por meio de uma plataforma.

Vale lembrar que o registro do fluxo de caixa escolar precisa acontecer mesmo em um cenário de crise, como o que vivemos atualmente por conta do coronavírus, porque em momentos como esse é essencial entender como anda a saúde financeira da instituição de ensino. 

Leia também: 8 dicas para reduzir os custos da sua escola

Organizar a parte de contas a pagar

Boa parte dos gastos de uma escola envolve lidar bem com o pagamento de contas, e qualquer falha nesse processo pode significar furos no orçamento escolar. Uma boa estratégia para evitar que isso aconteça é dividir a parte de contas a pagar em categorias dentro de uma planilha.

É importante que essa planilha não seja apenas um arquivo de Excel, alimentado pelo nome do fornecedor e o valor. Para organizar o fluxo de caixa escolar da melhor forma, é necessário prever os gastos futuros e realizar investimentos. Além disso, é importante separar as despesas fixas das variáveis.

Despesas fixas:

  • Salários;
  • Limpeza e conservação;
  • Segurança e vigilância;
  • Internet;
  • Aluguel (estrutura, sistemas, impressoras, etc.).

Despesas variáveis:

  • Água, luz e telefone;
  • Materiais de escritório;
  • Manutenção.

Mapear os valores recebidos e a receber

Um passo importante na otimização do fluxo de caixa escolar para saber quanto de dinheiro a escola tem disponível para o estabelecimento de metas é a verificação do saldo de todas as contas da instituição, incluindo os valores depositados em cofre, dos fundos de investimentos e outros recursos. 

Nesse processo é importante mapear os valores recebidos em mensalidades dos alunos e considerar também o índice de inadimplência. Para calcular esse índice é preciso aplicar a seguinte fórmula: 

Valor total de mensalidades não pagas (que se incluem no critério de inadimplência) / valor total de mensalidades cobradas

O percentual obtido por essa conta é o chamado índice de inadimplência escolar, que pode ser considerado normal, dentro da média ou alto: 

  • Índice de inadimplência baixo: abaixo de 2%
  • Índice de inadimplência dentro da média: entre 2% e 3%
  • Índice de inadimplência alto: acima de 3%

Conte com a Juno para otimizar a saúde financeira da sua instituição de ensino

Com o painel de extrato da Juno, o gestor escolar consegue visualizar exatamente o valor disponível em sua conta e o total previsto de cobranças recorrentes a receber nos meses seguintes. Além disso, é possível fazer a gestão de alunos e a cobranças, o que permite uma visão holística da saúde financeira da instituição de ensino, com a possibilidade de visualização de alunos inadimplentes. 

Outra solução que a Juno oferece é o envio de lembretes automáticos, via e-mail ou WhatsApp, antes da data de vencimento das mensalidades, o que ajuda a evitar a inadimplência dos alunos. 

Conte com a Juno para otimizar o fluxo de caixa escolar e manter a gestão da sua instituição de ensino sempre em dia, mesmo em momentos de crise! 

Ficou com alguma dúvida sobre fluxo de caixa escolar? Deixe um comentário pra gente ou entre em contato com a nossa Central de Ajuda! 😉