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Saiba a diferença entre despesas, gastos e custos para uma escola

Entender a diferença entre custos, despesas e gastos é uma maneira de manter o orçamento de uma escola sempre em dia. Confira o significado e aplicação de cada um desses conceito financeiros!

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de empresas de qualquer segmento, tamanho ou até mesmo tempo de atuação no mercado. Mas para o segmento escolar, entender a diferença entre cada um deles, pode fazer toda a diferença na organização financeira da instituição de ensino. 

A análise desses dados permite que o gestor escolar tome decisões administrativas de forma mais consciente, direcionando melhor os investimentos ou possíveis cortes de custos para a escola. 

Ainda que possam parecer dados financeiros muito semelhantes, custos, despesas e gastos têm objetivos diferentes quando o assunto é desembolsar e investir recursos em uma instituição de ensino. Saber o que é cada um deles, qual sua importância, como controlá-los e como fazer a divisão entre esses valores é fundamental para que a escola mantenha suas contas sob controle, com uma saúde financeira em dia. 

Confira as dicas que separamos para diferenciar esses conceitos e garantir uma gestão financeira para a sua instituição de ensino!

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Diferença entre custos, despesas e gastos

De forma simples, é possível afirmar que os gastos são os desembolsos financeiros realizados com o intuito de adquirir um bem ou serviço. Já os custos são investimentos feitos para a prestação ou realização de um serviço, enquanto as despesas são as transações que permitem obter receita para a instituição. Em outras palavras, podemos dizer que os custos e despesas são gastos realizados com objetivos específicos. 

Custos

Os custos são todos aqueles gastos necessários para que a instituição de ensino mantenha seu pleno funcionamento, e podem estar relacionados com aquisições de equipamentos, materiais, mão de obra, encargos, infraestrutura e serviços. Muitas despesas recorrentes podem também ser consideradas custo, como é o caso do salário dos professores e demais colaboradores.

Leia também: 8 dicas para reduzir os custos da sua escola

Na administração financeira de uma instituição de ensino, os custos podem ser divididos entre dois tipos:

1. Diretos – relacionados ao ensino e às necessidades do corpo discente: 

  • Salário do corpo docente e outros profissionais que estão diretamente associados ao aprendizado dos alunos;
  • Tributação que incide sobre a folha de pagamento desses profissionais;
  • Materiais que serão utilizados pelos corpo discente;
  • Serviços que atendem diretamente o aluno.

2. Indiretos – dedicados à manutenção da escola:   

  • Salário de profissionais essenciais, mas que não são diretamente responsáveis pela educação dos alunos (como porteiros, faxineiros e responsáveis pela manutenção);
  • Encargos tributários referentes ao pagamento dos profissionais essenciais;
  • Materiais importantes para o funcionamento da escola, mas que têm relação direta com o ensino;
  • Serviços e manutenções para manter o funcionamento da escola.

Despesas

As despesas, por sua vez, são os gastos com investimentos, atividades operacionais e com a gestão corporativa como um todo. Isso quer dizer que são os gastos que garantem o funcionamento da instituição, com foco em seu crescimento e o desenvolvimento de novos projetos. Podem ser classificadas entre despesas fixas e variáveis.

  • Despesas fixas: são aquelas que não variam de acordo com o volume de alunos atendidos ou dos serviços oferecidos, tais como aluguel do imóvel, material didático, salário de professores e funcionários, além de mensalidades de serviços contratados. Em geral, essas despesas não causam transtornos à administração financeira, pois são gastos recorrentes e previstos nas finanças da escola.
  • Despesas variáveis: esse tipo de custo pode mudar de acordo com o volume de alunos e atividades realizadas no período, tais como refeições oferecidas para os estudantes e pagamento de horas extras.

Gastos

Todos os bens e serviços adquiridos por uma escola são considerados como gastos. Nesse sentido, existem gastos com a mão de obra, material didático, que no decorrer do processo podem se transformar em custos, despesas ou investimentos.

No entanto, se a quantia for destinada pela instituição para cobrir alguma gasto inesperado, ou para completar algum custo ou despesa que passou do valor previamente planejado, tal item é considerado como gasto. São os valores que não estão previstos no orçamento escolar, mas são necessários para garantir a continuação das atividades da instituição de ensino. 

Com a Juno, o gestor escolar pode visualizar, de forma descomplicada, um panorama completo da saúde financeira da instituição de ensino. No menu Extrato, é possível visualizar o saldo disponível para transferência na sua Conta Juno, do mês atual e de meses anteriores e também os valores a receber, ou seja, o dinheiro que está previsto para entrar na conta, com a possibilidade de antever meses seguintes. 

Acompanhar o desempenho financeiro da sua escola é muito fácil com os relatórios disponíveis na Conta Juno. Eles mostram o faturamento total e dividido em determinados períodos de tempo, além de apresentar o ticket médio da instituição. 

Com todos esses dados em mãos, fica muito mais fácil garantir que o planejamento financeiro da sua instituição financeira seja mantido a médio e longo prazo. 

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