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Coronavírus: como organizar a sua empresa durante a quarentena?

A pandemia do Coronavirus está reestruturando a forma como as empresas lidam com o trabalho remoto. Por isso, separamos algumas dicas de como organizar a sua empresa durante essa quarentena, para que todos os processos continuem fluindo da melhor forma. Vem conferir! 😉

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Tempo de leitura: 4 minutos

O mundo inteiro está em alerta desde que o Coronavírus virou uma ameaça para a sociedade, contaminando milhares de pessoas em um curto período de tempo. Por esse motivo, o governo vem tomando medidas de proteção à saúde pública e prevenção ao contágio – e é aí que entra o cenário da quarentena. 

Embora não seja uma medida obrigatória, mas  fortemente indicada, a quarentena (período de isolamento social por tempo indeterminado) é uma forma de resguardar a saúde e diminuir a proliferação do vírus. Como evitar aglomerações, contato físico e circulação nas ruas são iniciativas essenciais durante a pandemia, a maior parte das empresas optou pelo trabalho remoto, conhecido também como home office.

O trabalho remoto é uma realidade presente no dia a dia de muitas empresas e possui vários pontos positivos, como aumentar possibilidade de concentração e evitar o trânsito para chegar ao escritório todos os dias – além de representar uma economia em recursos como energia elétrica e espaço físico para as empresas. 

Todavia, sabemos que a maioria esmagadora das companhias é adepta à rotina de trabalho presencial e não possui colaboradores remotos. Por mais que o trabalho presencial seja enriquecedor, vantajoso e por vezes indispensável, é fundamental adaptá-lo em meio à crises ou pandemias, como é o caso do atual cenário do Brasil.

Pensando nisso, separamos algumas dicas de como organizar o seu negócio  durante a quarentena, baseadas em como a Juno e outras empresas estão lidando com isso. 

Mantenha a sua equipe alinhada

Como no trabalho remoto não existe a opção de levantar e ir até a mesa do colega ou chamar todo mundo para uma conversa rápida na cozinha, use e abuse dos canais de comunicação da empresa para manter todo mundo na mesma página. 

Faça chamadas de vídeo, o acompanhamento diário das rotinas de cada um e aposte em grupos no Slack ou Skype para dar recados gerais – o importante é que o fluxo de trabalho não pare.

Confie nos seus colaboradores

Um bom gestor não precisa estar presencialmente ao lado do seu time para acompanhar a produtividade de cada um. O primeiro passo é contar com a ajuda de todo mundo e engajar a galera para que fique claro que todos estão trabalhando pelo mesmo propósito. 

A segunda coisa a ser feita é estabelecer um report diário das atividades e apostar em ferramentas como o Trello ou o Asana para organizar as demandas e acompanhar o andamento dos projetos.

Tenha um Plano de Contingência

Um plano de contingência é, basicamente, um planejamento preventivo de riscos. É recomendável que toda empresa tenha um, independente de estarmos em meio  a uma pandemia ou não, já que ele prevê o que deve ser feito em casos de incêndio, de alagamento e de todas as situações que possam prejudicar a continuidade dos negócios.

É interessante contar com o apoio desse material em tempos de crise para não precisar quebrar a cabeça planejando uma solução imediata. Para manter os funcionários em trabalho remoto na quarentena, por exemplo, é necessário mapear os riscos envolvidos, o que pode dar errado e o que fazer caso algo dê errado. 

Teste todas as ferramentas utilizadas

Antes de estabelecer que todo mundo trabalhe de casa, tenha certeza de que as ferramentas utilizadas estarão em pleno funcionamento.

Se você possui rede de telefonia, por exemplo, precisará de um apoio da equipe de infraestrutura para garantir que a rede continuará funcionando mesmo fora do escritório. Certifique-se também de que softwares, navegadores, sistemas e utilitários tenham disponibilidade para atuar longe do servidor localizado na empresa.

Estude a viabilidade de trabalho remoto

Mapear se todos os seus colaboradores possuem um espaço físico apropriado, conexão com a internet e disponibilidade de transportar os materiais de trabalho para casa é essencial para a tomada de decisão sobre o trabalho remoto.

Caso seu colaborador não possua internet, por exemplo, você pode oferecer uma ajuda de custo para a instalação durante o período da quarentena. Outro ponto importante é ter cuidado com a ergonomia dos funcionários, garantindo que todo mundo tenha um local confortável para trabalhar.

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Verifique se nenhum processo será afetado

Atendimento ao cliente, vendas, suporte ou qualquer outra área da empresa precisam funcionar da melhor forma possível na quarentena, garantindo que os negócios não parem. 

Por isso, certifique-se que nenhum setor será bruscamente afetado. Caso isso aconteça, , lembre-se de comunicar aos seus clientes o quanto antes, evitando reclamações ou insatisfações. 

Incentive a comunicação entre os colaboradores

Ficar isolado pode ser prejudicial à saúde emocional das pessoas, além de aumentar as chances de ruídos na comunicação. Para diminuir esses impactos, incentive que as pessoas conversem pelos canais de comunicação da empresa, por chamadas de vídeo ou telefone. 

Além de incentivar que os colaboradores conversem entre si, estabeleça momentos para conversar com as pessoas. Pergunte como todo mundo está, esteja à disposição para tirar dúvidas e mostre-se compreensivo com seu time.

Como a Juno está organizando a galera em trabalho remoto?

Basicamente, estamos seguindo todos os pontos listados acima. A qualidade do nosso trabalho continua a mesma, incentivamos que os junos tirem algumas pausas por dia para descansar a mente, mantemos nossos canais de comunicação mais ativos do que nunca, contamos com uma liderança empática e responsável para que toda a nossa operação continue funcionando muito bem. Apenas juntos conseguiremos enfrentar a pandemia do Covid-19 e fortalecer a economia.

Leia também: O que é um chatbot e como ele pode automatizar o atendimento?

Tem mais alguma dica de como organizar a empresa em tempos de home office? Deixa aí nos comentários pra gente! 😉