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O que é estoque virtual e como ele pode ajudar no seu negócio?

A gestão do estoque é uma estratégia essencial para lojas físicas e virtuais e o conceito de estoque virtual é um grande aliado nesse processo. Saiba mais sobre essa ferramenta!

Estoque virtual imagem descritiva
Tempo de leitura: 4 minutos

O controle eficiente do estoque é parte fundamental de uma estratégia de gestão bem sucedida, tanto para lojas físicas quanto para lojas virtuais. Dentro dessa lógica, está o conceito de estoque virtual e entender como essa ferramenta funciona e sua importância para os negócios, pode trazer muito benefícios para o seu fluxo de logística. 

Essa gestão do estoque não é necessariamente uma tarefa complexa, mas exige foco e muita organização, pois erros nesse processo pode acarretar prejuízos para negócio. Ainda que o estoque virtual venha para auxiliar no controle do estoque, tornando mais fácil a o controle dos produtos e mercadorias que a loja possui, é importante fazer a sua gestão da forma correta.

Em 2016, a Neogrid, empresa especializada em soluções para gestão de abastecimento, publicou um estudo que aponta um total de de R$ 9,6 bilhões perdidos pelo varejo com itens que deixam de ser vendidos, sendo que cerca de R$ 6,7 bilhões estão relacionados a erros no estoque virtual.

O estudo é um reflexo de como um estoque mal administrado pode trazer furos consideráveis no orçamento do negócio. Isso acontece, por exemplo, quando no estoque consta que um produto está disponível, mas na realidade ele não está – esse processo é chamado de ruptura de estoque e pode representar, em média, uma redução de mais de 10% de vendas em alguns casos. 

Ainda que os números possam assustar, existem formas de utilizar o estoque virtual como um verdadeiro aliado na estratégia de gestão da sua loja. Vem com gente para entender a melhor forma de reduzir esses riscos e garantir o controle do seu estoque da melhor forma!

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O que é estoque virtual, afinal?

Diferente da versão física, o estoque virtual é o registro de entrada e saída de produtos e mercadorias no sistema. Isso significa que todos os itens vendidos em uma loja são lançados de forma automatizada. 

O estoque virtual possibilita que o gestor tenha uma visão ampla sobre as suas vendas e também compras de matérias-primas ou produtos terceirizados, quando necessário. Esse fluxo permite um maior alinhamento entre loja e fornecedores, facilitando o processo como um todo.

No entanto, se esse tipo de estoque for mal gerenciado, um processo que deveria apresentar muitas vantagens para lojas físicas e virtuais, pode acabar se tornando um verdadeiro problema, acarretando prejuízos para toda a cadeia de distribuição. Os principais problemas que um estoque virtual administrado de forma errada pode ocasionar, são: 

  • Estoque virtual positivo X estoque físico zerado: nesse cenário, o cliente é prejudicado diretamente, pois não encontra a mercadoria desejada. Além disso, o lojista também é afetado, pois que na relação de produtos que consta em seu sistema. O resultado final é uma venda perdida, reputação da loja prejudicada e a logística de pedidos com o fornecedor perde sua organização; 
  • Estoque virtual zerado X estoque físico positivo: nesse caso, o cliente também não encontra o item desejado, ainda que ele exista no estoque, e o lojista entra em contato com o fornecedor e pede, sem necessidade, mais produtos. Isso faz com que o volume do seu estoque aumente, além de implicar em perdas de tempo e de dinheiro. 

Essas divergências entre estoque físico e virtual podem acontecer por conta de alguns fatores: 

  • Dados duplicados no sistema; 
  • Produtos com defeitos ou danificados;
  • Furtos;
  • Erros de cadastramento de itens; 
  • Falhas no checkout.

Conheça as vantagens do estoque virtual

Quando o estoque virtual é bem administrado, esses erros dificilmente acontecem e o sistema se torna muito vantajoso na gestão de uma loja:

  • Organização;
  • Alinhamento entre compra e venda dos produtos;
  • Diminuição nos custos logísticos;
  • Redução de custos;
  • Aumento no fluxo de vendas; 
  • Conhecimento sobre a quantidade e o volume de itens;
  • Planejamento adequado entre as demandas sazonais;
  • conhecimento sobre os produtos que precisam girar e os que apresentam mais liquidez;
  • Clientes mais satisfeitos;

De forma geral, contar com o estoque virtual na sua loja traz muitos benefícios que otimizam não apenas a gestão do estoque como um todo, mas também a conversão de vendas e experiência de compra do usuário.

Leia também: O que é SKU e como ele pode ajudar no seu estoque

Como implementar o estoque virtual

Para ter um estoque virtual bem gerenciado e conseguir alinhar todas as questões relacionadas aos produtos e mercadorias da sua loja e, assim, manter um bom relacionamento com seus clientes e também impulsionar suas vendas, a dica é contar com a tecnologia como aliada. Para isso, é preciso investir em:

ERP

Por meio de um ERP (software de gestão), é possível otimizar e organizar seu estoque de forma automatizado e eficiente. A partir de um ERP, sua loja conta com uma série de vantagens:

  • Otimização de recursos;
  • Aumento de produtividade;
  • Diminuição nas perdas de produtos e mercadorias;
  • Redução na quantidade de informações erradas relacionadas ao cadastramento de itens;
  • Alertas sobre o status do estoque.

Sistemas integrados 

Os dados gerados por um estoque virtual são fundamentais para guiar a tomada de decisão dos departamentos financeiros, de compra e de vendas de uma loja. 

Dessa forma, para garantir que ele seja bem administrado e efetivo e que os seus departamentos fiquem todos na mesma página, adotar uma API que conecte todos esses processos, é uma estratégia inteligente. 

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