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Gestão financeira para ONGs

Em ONGs, pagar impostos, prestar contas, organizar livro contábil, emitir nota fiscal e recibos são atividades super comuns, assim como para qualquer tipo de empresa. Por conta disso, mesmo as organizações que não têm fins lucrativos precisam ter uma gestão financeira. Mas o que é isso, afinal, e por que é tão importante para essas […]

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Tempo de leitura: 4 minutos

Em ONGs, pagar impostos, prestar contas, organizar livro contábil, emitir nota fiscal e recibos são atividades super comuns, assim como para qualquer tipo de empresa. Por conta disso, mesmo as organizações que não têm fins lucrativos precisam ter uma gestão financeira. Mas o que é isso, afinal, e por que é tão importante para essas instituições?
Gestão financeira é o nome dado para as atividades administrativas relacionadas às finanças de um negócio. Ao gerenciar adequadamente essa área, o empreendedor consegue saber como o dinheiro da instituição está sendo gasto e como ele será investido no futuro.
Ter as finanças organizadas é extremamente importante para empresas do terceiro setor. Porém, infelizmente, muitos gestores de ONGs acabam deixando essa responsabilidade de lado. O resultado são multas por impostos atrasados, impossibilidade de participar de editais e conseguir patrocínios. A seguir, vamos ensinar como manter uma gestão financeira na sua ONG.

Como fazer gestão financeira em ONG

Tenha um contador

Antes de entrar nos detalhes de como ter as finanças da sua ONG organizadas, lembre-se de que você vai precisar de um Contador. Ele vai te ajudar a emitir todas as guias de imposto que devem ser pagas, bem como organizar o seu livro contábil.
A nossa dica é que você escolha um profissional que já tenha o hábito de atender ONGs. O terceiro setor conta com alguns detalhes diferentes das empresas que visam lucros e trabalhar com alguém que já saiba essas peculiaridades pode te poupar de problemas no futuro.

Quanto custa para essa ONG existir?

Para realizar a gestão financeira de uma ONG, o empreendedor precisa ter noção de quanto custa para essa instituição existir. Apenas dessa maneira conseguirá fazer uma previsão de quanto deve arrecadar para continuar exercendo as suas atividades. Essa análise pode ser feita de uma maneira muito simples. Para isso, é só fazer uma planilha de Excel com todos os custos da instituição, mês a mês. Aqui, deve-se entrar aluguel, salário dos funcionários, materiais de escritório, internet, etc. Caso o seu objetivo seja desenvolver projetos específicos, também deve fazer a projeção dos seus valores.
O ideal é que essa planilha seja criada no início do ano, já com projeções para os próximos 12 meses.
como calcular custos de uma ONG
Além de ter essa previsão mensal, também é importante registrar todos os gastos que a ONG tem. Você pode usar a mesma planilha, apenas criando uma aba nova com esses pagamentos que precisam ser realizados. Seja uma viagem de Uber, um almoço de reunião ou uma compra de material: você deve colocar esses detalhes na planilha. Lembre-se também de sempre pedir a nota fiscal, que demonstre para onde o dinheiro foi. Nossa sugestão é fazer isso diariamente, para que nada passe despercebido.
Esse nível de detalhe é muito importante no terceiro setor. Ao final do mês, você deve encaminhar essa planilha, juntamente com as notas/recibos de cada gasto para o seu contador. Com essas informações, ele pode fazer o fechamento do seu livro contábil mensal.

Controle de entrada de dinheiro na ONG

Uma organização social não tem fins lucrativos. Porém, ela não pode ter fins de prejuízo! Portanto, é fundamental que a ONG tenha dinheiro entrando na sua conta e organize isso numa gestão financeira. Dessa maneira, consegue manter a estrutura física da instituição funcionando, pode realizar projetos e atingir os seus objetivos. Neste texto, explicamos como chamar a atenção de possíveis doadores para a sua instituição. Confira!
A partir do momento que existe dinheiro entrando na ONG é importante que haja um controle desse fluxo numa gestão financeira. Em geral, instituições do terceiro setor conseguem dinheiro da seguinte maneira:

  • doações recorrentes
  • doações esporádicas
  • patrocínio de projetos
  • prestação de serviços

Novamente, sugerimos que você tenha uma planilha com o registro dessas entradas. Nela, coloque a quantia de dinheiro que será recebida, de onde veio esse dinheiro, a data de entrada, etc.
Como esse dinheiro está entrando na sua conta, você precisa emitir um recibo, em duas vias (uma pro doador, outra para você). Caso seja uma doação identificada, coloque os dados do doador no documento. Se for anônima, faça a emissão do mesmo jeito, apenas adicionando essa informação.
No final do mês, você também deve encaminhar essas informações para o seu contador.
Aprenda a fazer um fluxo de caixa para ONGs. 

Conciliação bancária

Você deve fazer todos os registros de entrada e saída de dinheiro na sua ONG. Ao final de cada mês, com o auxílio do seu Contador, precisa fazer uma conciliação bancária. Essa atividade consiste em comparar se as entradas e saídas da sua planilha coincidem com as movimentação feitas na sua conta bancária.

Ferramentas para organizar as finanças da sua ONG:

Organizze: essa ferramenta te ajuda a organizar a entrada e a saída do seu dinheiro. Além disso, também emite alertas quando a data de vencimento de contas se aproxima.
JUNO: permite a emissão gratuita de boletos bancários (paga-se uma pequena taxa apenas depois que a fatura é paga). Com ele, você consegue fazer cobranças pontuais e recorrentes — ideais para doações mensais.
Yupee: essa ferramenta permite que você controle gastos diários e esporádicos. Nela, é possível criar gráficos e planilhas com todos os custos da sua organização. Ela também te dá a opção de agendar pagamentos e importar extratos bancários.
Espresso: precisa fazer reembolsos para o seu time? Essa ferramenta facilita o processo de devolução de dinheiro.

Dicas extras:

Já falamos, mas não custa repetir: faça esse preenchimento das tabelas todos os dias. Dessa maneira, a chance de você não esquecer alguma informação diminui consideravelmente. Além disso, procure fotografar as notas fiscais e recibos ao realizar pagamentos. Assim, caso eles se percam, você ainda continua com o comprovante de que o gasto tem relação com a ONG.
Acompanhe a sua planilha de entrada de dinheiro e a sua conta bancária de perto. Dessa maneira, você evita gastar dinheiro que está direcionado para algum projeto específico. Eventualmente, a sua instituição social vai receber algum patrocínio para atividades. Na maioria desses casos, você precisa comprovar para a empresa doadora que o investimento foi usado apenas para o fim determinado. Ao final da atividade, deve prestar contas e devolver o dinheiro que sobrou. Portanto, cuide para não gastá-lo por engano!
Todas as empresas precisam levar as suas finanças a sério, mas isso é ainda mais importante para as organizações do terceiro setor. Em algum momento, pode surgir uma oportunidade de edital ou patrocínio muito grande para as suas atividades. Nesse momento, as suas certidões negativas deverão ser apresentadas. Algum erro pode fazer com que a auditoria não autorize a sua participação. Já imaginou que pena perder uma oportunidade por causa de falta de documentos organizados?!