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Como evitar a inadimplência na sua escola

Se você tem uma escola, já deve ter encarado o problema da inadimplência. Como você lidou com isso? Separamos dicas pra evitar a inadimplência. Confira!

Por Time Juno
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Tempo de leitura: 5 minutos

A inadimplência escolar é um problema frequente entre as instituições de ensino. Para se ter ideia, em 2015 a falta e atraso de pagamento atingiu a média de 25% no Brasil, de acordo com a Confederação Nacional dos Estabelecimentos de Ensino (Confenen). As causas para esse atraso são inúmeras: crise financeira, aumento do desemprego, falta de organização por parte dos pais, esquecimento, etc.

Para lidar com essa falta de pagamento, algumas escolas acabam tomando atitudes que são proibidas por lei, como reter os documentos de transferência para outras instituições, ou então proibir a renovação da matrícula (ela pode acontecer, desde que o débito esteja em negociação, com a primeira parcela quitada).

Nesse cenário, a melhor alternativa é fazer de tudo para que a inadimplência escolar não aconteça. Mas como? Separamos algumas dicas do que a sua escola pode fazer para evitar o atraso do pagamento de mensalidade.

Como diminuir a taxa de inadimplência nas instituições de ensino

Comunicar regras de pagamento no ato da matrícula

A primeira dica para evitar a inadimplência na sua escola é definir algumas regras no ato da matrícula. É muito importante garantir que os pais e responsáveis (no caso do aluno ser menor de idade) assinem um contrato, firmando um compromisso com a instituição. Nesse documento, compartilhe as formas de pagamento, datas de vencimento, possíveis penalidades, etc. Caso a fatura não seja paga, você tem recursos necessários para mostrar que ele tinha ciência das consequências da inadimplência.
Com uma busca na internet você consegue encontrar alguns modelos de contrato para instituições de ensino. Porém, a nossa dica é que você contrate um advogado para redigir um documento para o seu negócio. Esse profissional vai entender todas as especificidades da sua escola e desenhar um material que te proteja de possíveis problemas.

Escolha bem os meios de cobrança

O meio de pagamento escolhido pela sua escola pode fazer com que a taxa de inadimplência caia consideravelmente. É importante ter em mente que grande parte das pessoas que atrasam os débitos são desorganizadas. Portanto, oferecer alternativas fáceis já é meio caminho andado na missão de evitar a falta de pagamento.
As alternativas mais interessantes — tanto para a equipe financeira da escola, quanto para os alunos  — são o débito automático e o boleto bancário. A primeira alternativa é boa porque garante que a conta seja quitada sem que o pagante precise fazer nada. Já a segunda alternativa é a mais democrática de todas. Ao ter o boleto bancário em mãos, o comprador já pode programar pagamentos, quitar a conta pela internet, lotérica ou banco.
Na hora de escolher uma ferramenta de emissão de boletos, opte por alternativas que facilitem a criação das faturas. Com a Juno, por exemplo, o departamento financeiro da sua instituição pode emitir carnês para todo o ano letivo, de uma só vez. Com ela, também consegue fazer com que todas os boletos emitidos sejam automaticamente encaminhados para os pagantes, via e-mail. Além de ser prática, essa funcionalidade permite que o seu time veja quando o destinatário abriu a fatura. Assim, vocês têm uma garantia de que o documento chegou e que o responsável está ciente da sua data de vencimento.

Avise quando a data de pagamento se aproxima

Como já falamos, muitas pessoas acabam deixando de pagar no prazo por desorganização e esquecimento. Uma maneira de ajudá-las a não esquecer da data é mandar mensagens avisando que o vencimento se aproxima. A Juno conta com essa funcionalidade. Se você quiser, pode disparar automaticamente para o e-mail do aluno um recado falando que o vencimento está chegando.  
Você também pode encaminhar SMS falando sobre o vencimento. A Infobip é uma empresa que te ajuda a automatizar o envio desse tipo de mensagem.

Desconto para pagamentos feitos com antecedência

E se você pudesse garantir que os seus alunos pagassem não apenas no dia do vencimento, mas sim com antecedência? Oferecer descontos para quem se antecipa pode ser uma excelente alternativa para diminuir a taxa de inadimplência. No momento da matrícula, já deixe claro para o estudante que, ao pagar até um determinado dia, ele garante um desconto especial.
Você pode criar esse sistema de desconto diretamente no boleto bancário!

Plano de pontuação anual

Além do desconto, crie alguma ação que valoriza os alunos que pagam todas as contas dentro do prazo. O prêmio vai variar de acordo com o foco da sua instituição, mas pode ser: isenção da matrícula no ano seguinte, desconto na compra de uniformes ou materiais escolares, etc.
O interessante é deixar isso claro no momento em que o aluno fizer a matrícula. Para que ele não esqueça desse benefício, vale um lembrete nas mensagens enviadas conforme o vencimento se aproxima.

Tenha um sistema de gestão escolar

Os softwares de gestão escolar são excelentes para manter a sua instituição organizada. Quando integrados com o seu intermediador de pagamento, te ajudam a emitir relatórios de inadimplentes, bem como de recebimentos e pagamentos.
Esses sistemas também te auxiliam a fazer análises de quem são os alunos que costumam ficar com saldo negativo. Com essas informações em mãos, fica mais fácil identificar quais ações realmente surtiram efeito e diminuíram a taxa de inadimplência.

O pagamento do aluno já está atrasado. E agora?

Antes de tomar qualquer atitude para garantir o pagamento das faturas atrasadas, lembre-se que tudo precisa ser feito com muito cuidado. Mesmo que o aluno esteja devendo neste momento, é seu interesse que ele continue no corpo discente nos próximos anos. Portanto, tenha muito tato durante as negociações.
O ideal é criar um roteiro de cobrança, que envolve diversos canais de comunicação, como e-mail, SMS e telefone.

E-mail

A primeira ação que você pode tomar é encaminhar um e-mail alguns dias depois que o boleto não foi pago. Nessa mensagem, já encaminhe o link com a fatura atualizada. Você pode contar com ferramentas que dizem se o destinatário realmente viu o e-mail encaminhado ou não, como a Yesware.
Caso a pessoa abra e o pagamento não seja realizado mesmo assim, encaminhe uma nova mensagem alguns dias depois.

SMS

Pode ser que o seu e-mail esteja indo direto para a caixa de spam do aluno. Se esse for o caso, é interessante contar com canais de comunicação alternativos. Encaminhar SMS para o celular do aluno maior de idade, ou para os pais/responsáveis é uma outra maneira de falar sobre o atraso.

Telefone

Caso não haja resposta, o bom e velho telefonema pode entrar em cena. Se você não quiser que o seu time perca tempo realizando essas ligações, pode contratar o serviço de empresas especializadas em cobrar inadimplentes.
Você já sabe, mas vale relembrar: nunca faça a cobrança diretamente com o aluno, caso ele seja menor de idade. Lembre-se de que a criança/ adolescente não é a responsável por esse débito. Mesmo que o estudante seja maior de idade, não faça nenhum tipo de comentário durante as aulas ou na presença de outros discentes.
A partir do momento que o aluno/ responsável te responder pedindo para renegociar a dívida, crie ações que beneficiem os dois lados. Por exemplo: de nada adianta exigir que ele faça o pagamento à vista de todas as faturas, se está em meio a uma situação financeira delicada. Procure entender qual é a quantidade de parcelas que mais funcionam no caso. Além disso, pergunte qual é a melhor data de vencimento para os boletos. Dessa maneira, ele já consegue se organizar de acordo com as datas de recebimento, evitando uma nova inadimplência.
Se você for cobrar algum tipo de multa pelo atraso, lembre-se que, por lei, ela não pode passar de 2% por mensalidade atrasada.

Gostou do artigo? Então agora aprenda a reduzir os custos na sua escola.