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Como escrever mensagens de cobrança para seus clientes inadimplentes?

Lidar com a inadimplência é um dos maiores desafios enfrentados pelas empresas brasileiras nos últimos anos. Conheça suas principais dicas de como escrever mensagens de cobrança para seus clientes inadimplentes de forma eficiente!

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Tempo de leitura: 5 minutos

A inadimplência é um dos maiores problemas enfrentados pelas empresas brasileiras. Segundo um levantamento realizado pelo Serasa Experian, mais de 6,1 milhões de negócios ficaram com contas em atraso, em dezembro de 2019. Esse número representou um aumento de 9,5% em relação ao mesmo período do ano anterior.

É esperado que existam alguns casos de inadimplência nos negócios, inclusive isso precisa estar previsto no planejamento financeiro anual de uma empresa. No entanto, quando o índice de clientes devedores fica muito acima da média, a saúde financeira do negócio pode sofrer sérias consequências, sendo muitas vezes a causa de empresas fecharem suas portas em definitivo.

Uma boa alternativa para diminuir o índice de inadimplência no seu negócio é contar com lembretes automáticos enviados antes da data de vencimento da cobrança. Mas ainda assim, existe a possibilidade de ser necessário fazer um contato mais direto com o cliente inadimplente. 

Neste artigo você fica sabendo as melhores dicas de como escrever essa mensagem de cobrança. Vem com a gente!

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O que é inadimplência

Por definição, a inadimplência é o descumprimento de uma obrigação financeira, ou seja, a falta de um pagamento até a data de vencimento prevista em contrato. 

Um exemplo comum desse cenário é o não pagamento da mensalidade de uma escola ou academia, ou ainda da parcela de uma compra compra realizada no cartão de crédito. 

A inadimplência também acontece com frequência entre pessoas jurídicas. Muitas empresas acabam se tornando inadimplentes por problemas no planejamento financeiro ou até mesmo pela quantidade de clientes e fornecedores devedores em sua própria carteira, o que acaba gerando um ciclo de dívidas. 

Vale lembrar que é possível se tornar inadimplente com outras instituições além das financeiras, como condomínios, empresas diversas e o governo federal, por exemplo.

Quando um cliente é considerado inadimplente?

O Banco Central considera um pagador inadimplente já a partir da data de vencimento da mensalidade em que o pagamento não foi efetuado. Mas a forma de cobrar clientes devedores fica a critério de cada empresa. 

Apesar disso, é importante entender que não se deve realizar as cobranças de forma abusiva. Isso fere os direitos do consumidor previstos no Código de Defesa do Consumidor (CDC), lei nº: 8.078/1990. Além de ir contra o que está previsto por lei, isso reduz consideravelmente as chances de se chegar a um acordo. O ideal é sempre estar aberto ao diálogo com o devedor.

Se depois da negociação, ainda assim o pagamento da dívida não for realizado,  também faz parte da legislação a aplicação de multa e juros por inadimplência.

De acordo com o Código de Defesa do Consumidor, a multa máxima por atraso de pagamento é de 2%. Por exemplo: se o valor do seu boleto é de R$200 e tem como data de vencimento o dia 05/07, o consumidor vai pagar uma multa de R$4 se deixar para pagar a fatura do dia 06/07 em diante.

Já o juro máximo permitido por lei é de 1% ao mês. Portanto, se o seu consumidor pagar a fatura com alguns dias de atraso, ele pagará R$4 da multa, mais R$1 do juro referente ao mês.

Como calcular o índice de inadimplência do seu negócio

O primeiro passo para combater a inadimplência no seu negócio é entender o real tamanho do problema e para isso é necessário calcular o índice de inadimplência por meio de uma fórmula. Mas antes é preciso levar em consideração o critério definido pela sua empresa. 

A fórmula é a seguinte: 

Valor total de cobranças não pagas (que se incluem no critério de inadimplência determinado) / valor total de pagamentos cobrados = índice de inadimplência 

O percentual obtido por essa conta é o chamado índice de inadimplência, que pode ser considerado normal, dentro da média ou alto: 

  • Índice de inadimplência baixo: abaixo de 2%
  • Índice de inadimplência dentro da média: entre 2% e 3%
  • Índice de inadimplência alto: acima de 3%

Com o número em mãos, está na hora de combater a inadimplência. Confira nossas dicas para deixar essa média entre 2% e 3%.

Como a Juno ajuda na cobrança dos seus clientes?

O esquecimento ou confusão com a data de vencimento das cobranças é um dos principais fatores para a inadimplência e também o mais fácil de resolver. Quando você emite cobranças com a Juno, é possível o envio de lembretes automáticos de vencimento para seus clientes.

A Juno encaminha os avisos:

  • Na data da emissão;
  • 3 dias antes da data de vencimento;
  • No dia do vencimento;

Caso você opte por receber após o vencimento, no momento da emissão enviamos uma notificação no último dia do prazo estabelecido para pagamento.

Se ainda assim o seu cliente continuar inadimplente, será necessário uma abordagem mais pessoal. Como mencionamos anteriormente neste artigo, o melhor caminho é tentar manter o diálogo com o devedor, antes de tomar medidas consideradas mais drásticas. Mas qual é a melhor forma de fazer esse contato? Confira nossas dicas!

Como enviar mensagens de cobrança para clientes?

As mensagens de cobrança desempenham um papel muito importante para manter o fluxo de caixa da empresa em dia. No entanto, existem algumas dicas que valem ouro na hora de comunicar diretamente com o cliente que está devendo. Veja o que separamos para você: 

Leia também: Como uma régua de cobrança ajuda a reduzir a inadimplência?

Meios de comunicação

Você pode enviar a mensagem de cobrança por qualquer meio de contato que o seu cliente ofereceu, como por exemplo:

  • E-mail;
  • WhatsApp;
  • Telefone;
  • SMS. 

Vale lembrar que esse contato precisa ter sido concedido pelo cliente no momento do cadastro em sua empresa, além de constar nos termos e condições de uso. Outra questão crucial é que a cobrança jamais pode ser enviada de forma pública para o cliente, como por exemplo via redes sociais.

O meio de comunicação mais indicado para esse tipo de contato é o WhatsApp, pois além de ser usado com frequência pela maioria dos brasileiros, torna o contato mais pessoal e próximo do cliente, diminuindo possíveis atritos.

Objetividade e cordialidade

A mensagem de cobranças precisa ser clara, objetiva em seu conteúdo, sem perder a cordialidade. É preciso que o cliente entenda que está sendo cobrado e todas as informações sejam de fácil compreensão, mas é importante não criar um distanciamento, pois ninguém gosta de ser cobrado.

O tom da mensagem jamais deve ser de ameaça ou ser ofensivo em qualquer sentido. Antes de elaborar o conteúdo, é essencial consultar o Código de Defesa do Consumidor para evitar qualquer problema de ordem jurídica.

Lembre-se: a mensagem não pode conter nenhum tipo de ameaça ou ofensas ao cliente.

Convicção

Ainda que a mensagem precise ser escrita com cordialidade, é preciso passar convicção, afinal é uma cobrança. Outro ponto em que não pode haver erros é na cobrança em si, é preciso conferir todos os dados e fazer uma boa gestão de cobranças para garantir que se está cobrando os clientes que estão de fato inadimplentes. 

No menu de clientes da sua Conta Juno, você consegue visualizar com facilidade toda a sua carteira de clientes e identificar quais deles são adimplentes e aqueles que estão devendo e fazer uma gestão de cobranças descomplicada.

Na hora de enviar a mensagem de cobrança, tenha em mãos os dados do cliente inadimplente, o valor da cobrança e o tempo que o seu pagamento está em atraso.

Prazos, parcelamentos e negociação da dívida

Logo depois de ter estabelecido uma comunicação com o seu cliente, passe todas as informações sobre a cobrança em aberto e ofereça um novo prazo para o pagamento. Além disso, é importante pensar que em alguns casos o cliente inadimplente pode não ter como pagar o que deve, então uma boa solução é oferecer formas de renegociar a dívida e parcelar o valor.

Leia também: Como utilizar lembretes de pagamento para reduzir a inadimplência do seu negócio?

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