Calendário do Síndico: organize suas tarefas ao longo do ano

A gestão condominial envolve uma série de demandas e obrigatoriedades e pode se tornar um verdadeiro desafio para o síndico. No entanto, uma ótima estratégia é contar com um calendário anual de ações, com um planejamento estratégico mês a mês pensado nas necessidades específicas de um condomínio. 

Leia também: Como apresentar a prestação de contas do condomínio

Dessa forma o síndico consegue visualizar todas as áreas que precisam ser pensadas com cuidado e planejar a tomada de decisões condominiais de forma macro.

Confira o nosso calendário anual para condomínios:

Janeiro

Assembleia Geral Ordinária (AGO)

A famosa reunião de condomínio e mais oficial do que todas as outras porque essa é obrigatória e, de acordo com o Art. 1348, VIII, do Código Civil, precisa necessariamente acontecer entre os meses de janeiro e março de todos os anos. Por esse motivo, pelo menos o seu planejamento precisa estar definido já no primeiro mês do ano. 

O principal foco dessa assembleia é a prestação de contas do condomínio, que consiste na aprovação das despesas dos últimos 12 meses e também na previsão orçamentária para o próximo ano. Em alguns condomínios, é nessa reunião em que é realizada a eleição para síndico, subsíndico e conselho fiscal e para fazer alterações na convenção de condomínio.

As datas das demais assembleias ficam a critério do síndico definir e são chamadas de Assembleias Gerais Extraordinárias (AGE).

Fevereiro

1ª Lavagem de caixa d’água

É recomendável que a limpeza de caixa d’água em condomínios seja realizada pelo menos duas vezes por ano. O mês de fevereiro é ideal para a primeira limpeza para que o condomínio se prepare para o uso mais frequente de água durante os meses mais quentes de verão. 

Os cuidados com a qualidade da água são uma das principais prioridades de um síndico e esse processo não pode ser levado de forma leviana. É importante contratar uma empresa especializada, que tenha certificação para realizar a limpeza adequadamente. Também é de responsabilidade do síndico avisar os condôminos que, na data determinada para a limpeza, vai existir a possibilidade de falta de água.

Entrega dos documentos para DIRF e RAIS

A DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte) e a RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) são declarações obrigatórias que todo condomínio deve entregar anualmente. O prazo máximo de entrega é dia 28 de fevereiro e o não cumprimento pode acarretar em multas!

Março

Cuidados com o jardim

Após o período mais intenso de dias quentes de verão, é hora de preparar o jardim do condomínio para o inverno. A manutenção incorreta das plantas pode custar muito caro, muitas vezes provocando a recolocação inteira do jardim, o que pode causar um rombo no orçamento condominial. O ideal é contar com um jardineiro profissional ou empresa especializada.

Abril

Inspeção predial

A inspeção predial nada mais é do que uma avaliação que tem como objetivo principal identificar o estado geral do condomínio.  Técnicos especializados avaliam os aspectos de segurança, estado de conservação, desempenho, funcionalidade, vida útil, manutenção, utilização e operação.

Este diagnóstico também é chamado de como vistoria ou checkup. Ele diminui os riscos de acidentes prediais e contribui para um melhor planejamento de investimentos em condomínios e para as adequações do plano de manutenção.

A inspeção predial deve ser feita pelo menos uma vez por ano para avaliar itens importantes da edificação do condomínio. É importante que seja realizada antes do período de obras, que normalmente acontece no mês de maio,  para que possíveis defeitos ou problemas possam ser reparados. 

1ª Dedetização

Assim como no caso da lavagem de caixa d’água, é ideal que sejam realizadas duas dedetizações anuais em condomínios. Isso é explicado principalmente por questões climáticas: em épocas mais quentes, são certos tipos de pragas e insetos que podem causar problemas. No entanto, a dedetização do mês de abril serve para prevenir aquelas mais comuns em nos meses mais frios. O síndico deve entrar em contato com empresas especializadas e certificadas para realizar este serviço. 

Maio

Obras

O mês de maio costuma significar um período em que chove menos na maior parte dos estados brasileiros e para os condomínios isso representa uma boa hora para pensar em obras e reparos como a restauração de rachaduras de tamanhos diversos, infiltrações e impermeabilizações.

Junho

Planejamento de atividades recreacionais

Síndicos de condomínios com grandes áreas comuns precisam se planejar para as férias escolares. É um período em que as crianças podem ficar brincando em regiões como a garagem ou as escadas, o que pode causar acidentes. Para evitar maiores problemas, é importante planejar atividades como brincadeiras, jogos, campeonatos e até espaços infantis ajudam a entreter as crianças e reduzir o número de acidentes durante este período. 

Julho

Reforço na segurança

Manter o condomínio seguro é uma responsabilidade que o síndico pode dividir tanto com os funcionários quanto com os condôminos. O mês de julho é um bom momento para pensar em campanhas de conscientização de segurança para divulgar pelas áreas comuns do edifício. 

Agosto

Cuidados com a piscina (caso haja)

A manutenção da piscina deve ser feita anualmente, isso porque a sua não realização pode implicar até na perda da mesma. Em agosto, o tempo normalmente está frio e, por isso, o uso da piscina será menor. Preste atenção a azulejos que possam ter se soltado, estado do deck (se tiver), possíveis vazamentos, além das condições do filtro. Agindo dessa, sua piscina estará pronta para o verão.

Reestruturação de quadro de funcionários

O mês de agosto é um bom momento para avaliar o quadro de funcionários e entender se é necessário fazer uma reestruturação. Esse tipo de decisão é fundamental para gestão condominial e o orçamento depende também de um quadro bem estabelecido de funcionários. 

Setembro

Cuidados com o jardim

Com a chegada da primavera é importante trabalhar as áreas verdes do condomínio para que as plantas cresçam de forma saudável e preparam os jardins para os dias mais quentes.

Outubro

2ª Dedetização

Chegou o momento de realizar a segunda dedetização do ano, agora com foco em pragas mais comuns em dias mais quentes. O ideal é preparar o condomínio para a estação de verão e lembre-se de sempre contar com uma empresa certificada!

2ª Lavagem na caixa d’água

Assim como acontece com a dedetização, a lavagem da caixa d’água também acontece em duas etapas no condomínio sempre por conta do clima. Outubro é o mês ideal para realizar a segunda limpeza do ano. As recomendações para esta são as mesmas da primeira lavagem, feita no mês de fevereiro. 😉

Novembro

Manutenção de para-raios 

Novembro costuma ser marcado pela aproximação de um período de chuvas e, por esse motivo, é extremamente importante que o para-raios esteja funcionando muito bem. 

Entrega dos documentos para DIRF e RAIS 2021

Em fevereiro do ano seguinte será necessário ter em mãos as guias e documentos relacionados a funcionários e fornecedores do condomínio. Começar a separar tudo isso em novembro ajuda a não atrasar essa entrega obrigatória.

Decoração de Natal

É costume dos condomínios decorar suas áreas comuns para as festividades de final de ano e o mês de novembro é a época certa para colocar esse espírito natalino em prática.

Planejamento de atividades recreacionais

O mês de novembro também representa um período pré-férias escolares e o planejamento de atividades recreacionais para as crianças do condomínio.

Dezembro

Planejamento anual de férias dos funcionários

É importante começar o ano com o planejamento de férias e folgas dos funcionários do condomínio muito bem alinhado para que não haja furos na escala.

Boleto da cota de janeiro

Uma boa forma de reduzir a inadimplência no primeiro mês do ano é a possibilidade de enviar a cota condominial de janeiro já no mês de dezembro para os condôminos. 

O síndico também pode contar com plataformas especializadas  como a Juno, que mandam e-mails e mensagens de WhatsApp com avisos automáticos na data de pagamento, assim ninguém esquece de pagar! 😀

Gostou do nosso calendário de ações para o seu condomínio? Deixe seu comentário ou sugestão 🙂