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Backoffice: o que é e como fazer a gestão correta

Backoffice é a área responsável por garantir que todos os processos internos da empresa estejam dentro do planejado. Parece uma grande responsabilidade e é! Confira o que exatamente é o backoffice e como fazer sua gestão da melhor forma.

Backoffice imagem descritiva
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Se todos os processos internos da sua empresa não estiverem muito bem alinhados, mesmo que ela já tenha conquistado uma posição consolidada no mercado, os resultados podem ser gravemente afetados. E é justamente nesse sentido que a área de backoffice entra para salvar o dia, ao garantir a operação do seu negócio

Na prática, o sucesso operacional de uma empresa não pode ser medido somente pelo desempenho de atividades ligadas diretamente ao seu core business. 

Isso significa que a gestão empresarial precisa olhar tanto para o front office, que é a linha de frente do negócio, quanto para os bastidores, que é a área que vai dar todo o suporte necessário para que nenhum processo seja deixado de lado e garantir que os detalhes receberam a devida atenção.

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O que é backoffice?

A tradução literal do termo em inglês significa retaguarda e para entender melhor o seu conceito, basta observar como funciona o fluxo de operação de uma empresa mais tradicional como exemplo.

Na maioria da vezes, tudo começa com o contato do cliente e então, se rolar um match, um pedido é realizado. A partir desse momento, vai existir uma demanda ativa de estoque e logística de entrega. Depois de tudo isso, a equipe de vendas precisa estar preparada para encantar e fidelizar esse cliente.

Parece um processo bastante lógico, mas qualquer falha em uma das etapas, como atrasos na entrega ou problemas com o produto/serviço adquirido, por exemplo, vai significar um prejuízo inevitável para a empresa.

A solução para evitar esse cenário de falhas e prejuízos está justamente no trabalho do backoffice, pois o gestor consegue tanto corrigir quanto prevenir problemas nos processos interno que posso interferir de alguma forma no resultados do negócio.

Nesse sentido, a função principal do backoffice é de suporte e a equipe envolvida não está na linha de frente do negócio, chamada front office, e garante a qualidade das operações como um todo. Dessa forma, a gestão interna da empresa e o backoffice caminham juntos para garantir um funcionamento melhor de todos o processos em negócios de todos os tamanhos.

Backoffice e tecnologia

A área do backoffice é tão importante para a operacionalidade da empresa que é arriscado demais deixar todo o fluxo manual. Por isso, é mais do que recomendável que o gestor invista tecnologia e traga automações para a gestão interna: 

CRM

Sigla para Customer Relationship Management, que na tradução significa 

“Gestão de relacionamento com o cliente” é uma área específica dentro do Marketing e consiste em uma série de estratégias específicas focadas em aprimorar o relacionamento com o cliente. 

As equipes de marketing contam, muitas vezes, com softwares que concentram informações valiosas sobre clientes e prospects. 

ERP

Também uma sigla em inglês para Enterprise Resource Planning, que quer dizer software integrado de gestão empresarial. Esse tipo de software tem a função de integrar diferentes áreas de um negócio, reduzindo ruídos e garantindo que informações importantes sejam compartilhadas. 

Leia também: Como tornar o seu ERP mais completo?

Ao contar com softwares como esses, a gestão interna do backoffice ganha em agilidade e reduz riscos de falhas e problemas.

Como fazer a gestão do seu backoffice

Para garantir o melhor aproveitamento da área de backoffice da sua empresa, é importante considerar alguns pontos na gestão interna: 

Omnichannel

É importante implementar um sistema multicanal no seu backoffice com o objetivo de otimizar a troca de informações, compartilhamento de base de dados, e controle ativo de diferentes frentes da empresa.

Conformidade com a legislação 

Atualmente, um dos grandes desafios para o funcionamento de um negócio tem a ver com a complexidade da legislação fiscal e, consequentemente, com o cumprimento de suas obrigações. 

A boa notícia é que existem sistemas que dão total suporte ao backoffice para realizar de forma automática uma série de ações que são obrigatórias para que o negócio se mantenha em perfeita regularidade. 

Gestão de estoques

Uma das principais atividades realizadas pelo backoffice de uma empresa é a gestão de estoque e esse tipo processo desempenha um papel determinante no orçamento da empresa, na disponibilidade e qualidade de produtos e, consequentemente, no nível de satisfação dos clientes. Por isso, é fundamental escolher sistema qualificado de controle e gestão de estoque.

Gestão financeira

Um ponto que exige muita atenção da equipe de gestão interna é o financeiro e aqui nada nunca pode falhar, pois o sucesso do negócio depende de uma boa gestão financeira. E para não dar chance para o azar, o gestor pode e deve contar com plataformas que façam a gestão de clientes e cobranças de forma automática – como a Juno.

A partir dos nossos relatórios diários, semanais, mensais e anuais, fica fácil visualizar como anda a saúde financeira da empresa, prever fluxo de caixa e fazer o planejamento anual, sempre com foco no sucesso do negócio. 

Gostou de saber mais sobre o backoffice? Ficou com alguma dúvida? Deixa com um comentário pra gente 😉