Materiais gratuitos

9 dicas para reduzir custos na sua escola

Você quer reduzir custos da sua escola, mas não sabe muito bem por onde começar? Veja essas 9 dicas!

Por Time Juno
Tempo de leitura: 5 minutos

Uma tarefa que precisa da atenção constante de qualquer empreendedor é reduzir custos na empresa. Esse cuidado garante o bom funcionamento da organização e o direcionamento de recursos para áreas que realmente precisam.

Quando nós falamos das instituições de ensino, essa área também é extremamente relevante. Uma empresa de outro segmento pode receber dinheiro por meio da venda de produtos e serviços. Caso o cliente deixe de pagar, essas entregas podem ser suspensas. Nas escolas, esse processo não é tão simples: se um estudante atrasa o pagamento, tem a proteção da lei para continuar estudando na instituição.

Isso é benéfico para o aluno, que tem a sua educação garantida. Porém, para a escola, pode trazer um grande problema financeiro. Portanto, além de precisar ter um fluxo de caixa muito bem organizado, a instituição de ensino precisa estar constantemente de olho nos gastos que pode reduzir. Dessa maneira, tem uma conta equilibrada e com saldo positivo mesmo em situações mais difíceis.

Você quer reduzir custos da sua escola, mas não sabe muito bem por onde começar? Confira algumas ações que podem te ajudar nesse desafio:

Como reduzir custos nas instituições de ensino

1- Processos automatizados e equipe enxuta

A primeira dica para reduzir custos da sua instituição de ensino é automatizar todos os processos possíveis. Invista em sistemas de gestão que geram transparência e agilidade para a sua escola. Além de trazer economia, isso libera o seu time para atividades que são mais relevantes.
No que diz respeito a sua equipe, avalie quais são as funções que realmente precisam ser realizadas internamente. Algumas atividades podem ser terceirizadas para fornecedores, o que reduz todos os gastos que existem para se manter um funcionário com carteira assinada.

2- Torne a sua estrutura física mais econômica

A estrutura física da sua escola pode passa por mudanças que acarretam a redução de custos. Vale lembrar que essas alterações vão te obrigar a fazer um investimento inicial, mas que a economia a longo prazo será significante.
A primeira dessas mudanças estruturais está relacionada ao consumo de energia elétrica. Substitua todas as suas lâmpadas por versões LED, que são mais econômicas e que duram por mais tempo. Para se ter uma ideia, uma lâmpada de LED aguenta 40.000 horas de uso. Isso são 15 anos, se forem usadas oito horas por dia.
Ambientes que não são utilizados com frequência — como banheiros, corredores e elevadores — podem contar com sensores de presença. Isso garante que as luzes só fiquem acesas quando alguém estiver no local.
Dependendo da localização e estrutura do seu prédio, sua escola também pode contar com painéis solares e telhas translúcidas, que trazem aproveitamento da luz natural.
Uma atenção especial para o consumo de água também pode reduzir custos na sua escola e garantir uma postura mais ecológica na instituição. Instale torneiras automáticas e troque as descargas convencionais pelas versões em caixa.
Se possível, faça o reaproveitamento de água — usadas para lavar calçadas, por exemplo — na sua descarga.
Em relação a materiais, reduza ao máximo o uso de itens que serão rapidamente descartáveis, como copos, informativos impressos, etc. A simples mudança de hábito de usar uma caneca em vez de copos plásticos já traz uma economia alta no final de um ano letivo.

3- Reduza a inadimplência

A inadimplência gera custos para a instituição de ensino. Você vai precisar de um time que controle quais são os alunos devedores, que entre em contato, que refaça as faturas de pagamento, etc. Para reduzir custos, o ideal é que a inadimplência também diminua. Já escrevemos um artigo com dicas de como diminuir a inadimplência.

4- Analise os gastos e corte o que é desnecessário

Quais gastos são realmente fundamentais para o funcionamento da sua instituição? Avalie as entradas e saídas de dinheiro da escola e veja quais itens podem ser dispensados. Aqui, estamos falando de materiais escolares, gastos com estrutura, desperdícios, etc.
O almoxarifado da sua instituição tem um controle rigoroso da saída de materiais? É interessante que exista algum tipo de sistema (pode ser digital, para que uma pessoa não precise ficar responsável por isso) que registre o que é mais usado e quais são os professores que mais precisam desses aparatos.

5- Invista em tecnologia

Quantas tarefas executadas no dia a dia da sua escola realmente precisam de pessoas? Faça uma análise crítica de todas as funções que poderiam contar com o auxílio de softwares ou máquinas.
Esse corte de custos deve ser encarado como um processo a longo prazo. Isso porque, para fazer essas implementações, a instituição vai precisar investir uma grande quantia de dinheiro.

6- Crie um plano de aula inteligente para os professores

Na hora de organizar os horários que cada professor da sua instituição dará aula, fique esperto. O interessante é criar uma grade que garanta que ninguém fique ocioso, isto é: com janelas muito grandes sem estar em sala.
É óbvio que você não deve sobrecarregar ninguém do seu time, afinal de contas existe uma quantidade máxima de horas-aula permitida pela legislação. Não respeitar esses números traz, inclusive, um acréscimo na sua conta, com encargos e folha de pagamento. O que estamos sugerindo aqui é uma otimização de tempo do professor. Com essas grandes janelas, ele precisa ficar à disposição da escola e dissídios coletivos obrigam que essas horas sejam remuneradas.
Organizar adequadamente essa grade de aulas é benéfico para a instituição, que economiza, e para o professor, que pode lecionar paralelamente em outras escolas.

7- Tenha um plano para reter alunos

Se esforçar para conseguir novos alunos é uma boa estratégia. Porém, se o seu objetivo é reduzir custos, a nossa dica é garantir que os estudantes que já fazem parte do seu corpo discente continuem na escola.  
Para isso, você pode criar programas que incentivam a matrícula antecipada dos atuais alunos para os próximos semestres. Ofereça benefícios especiais para quem renovar as matrículas dentro de um período estipulado, como descontos nas mensalidades, materiais escolares, etc.
Falando em atuais alunos, você também pode usá-los na sua estratégia para conseguir mais inscritos. Em vez de gastar dinheiro fazendo ações que visam atingir pessoas que nunca ouviram falar na sua instituição (que podem trazer um baixo resultado), use os seus estudantes como aliados, com uma estratégia de marketing de referência. Dessa maneira, você pode reduzir os custos de divulgação dos seus cursos.

8- Preste atenção nas datas de pagamentos

Isso é básico, mas vale relembrar: preste atenção na data de vencimento das suas contas. Tenha um calendário que apresente claramente o dia que cada fatura vence. Dessa maneira você reduz custos com equipe (alguém precisaria gastar tempo para colocar os pagamentos em dia) e evita o pagamento de multas e juros.

9- Use meios de pagamento que sejam acessíveis

Na hora de escolher o meio de pagamento da sua escola ou curso, avalie muito bem quais são taxas trabalhadas. Alguns gateways ou ferramentas de cobrança educacionais chegam a ficar com até 9% do valor da mensalidade. Se você somar essa porcentagem aos impostos que são descontados a cada inscrição, o montante final é alto.
Isso sem falar nos casos em que o aluno esquece ou atrasa o pagamento. Nessas situações, a sua instituição de ensino precisa emitir uma nova fatura, que tem um custo extra.
Esses custos podem parecer detalhe, mas quando são multiplicados pela quantidade de meses letivos e de alunos na instituição, tornam-se elevados. Portanto, a melhor coisa que a sua escola pode fazer para reduzir esses custos é escolher sabiamente o meio de pagamento.

A nossa sugestão é usar a ferramenta Juno, que oferece as alternativas de cobrança em cartão de crédito ou boleto

Faça um registro de todas as ações que a sua escola vai realizar com o objetivo de reduzir custos. Anote o que funciona e o que é irrelevante. Assim, no futuro, será possível criar um calendário com ações que garantem a saúde financeira da sua instituição. 📚