8 dicas para reduzir os custos da sua escola

Não importa o tamanho da sua escola, a redução de custos é uma das principais estratégias para garantir uma boa gestão financeira da instituição de ensino, fazendo com que os recursos sejam investidos em áreas que realmente precisam.

Com o cenário de distanciamento social provocado pela pandemia do coronavírus, o segmento educacional foi um dos que mais precisou se adaptar. O anúncio da suspensão das aulas presenciais por conta da disseminação do vírus, fez com a maior parte das escolas adaptasse o seu regime de ensino para o EAD (Ensino à Distância). 

A crise refletiu no índice de inadimplência dos alunos e algumas instituições de ensino já começaram a sentir os reflexos da atual situação econômica do país. Nesse sentido, pensar em redução de custos na gestão escolar nunca foi tão essencial. 

O planejamento financeiro de uma escola, especialmente em um momento como esse, precisa considerar a gestão de crise como parte de sua estratégia, bem como incluir na ponta do lápis custos e gastos para o momento em que as atividades voltarem ao normal. 

O gestor escolar precisa trabalhar em várias frentes para fazer com que a saúde financeira da escola esteja acima da média, sem perder a qualidade de ensino, afinal o foco principal sempre vai ser o aluno.

Uma gestão escolar eficiente considera processos que podem ser otimizados em diversas áreas da escola como financeira, administrativa, acadêmica,  além de incluir a realização de um planejamento e acompanhamento por meio de relatórios com métricas e indicadores da instituição de ensino, que precisa contar com metas bem definidas a curto, médio e longo prazo.

Confira as nossas dicas para reduzir custos na sua escola. ?

Analise os gastos e corte o que é desnecessário

Quais gastos são realmente fundamentais para o funcionamento da sua instituição? É preciso avaliar as entradas e saídas de dinheiro da escola e analisar itens que possam ser dispensados. Aqui, estamos falando de materiais escolares, gastos com estrutura, entre outros. 

O almoxarifado da sua instituição tem um controle rigoroso da saída de materiais? É interessante que exista algum tipo de sistema (pode ser digital, para que uma pessoa não precise ficar responsável por isso) que registre o que é mais usado e quais são os professores que mais precisam desses equipamentos e materiais.

Muitas escolas cederam equipamentos como computadores e tablets para para que professores e alunos pudessem acompanhar as aulas nesse momento de distanciamento social. 

Sistemas automatizados que fazem o controle do almoxarifado pode ser uma boa estratégia para mapear cada membro dos corpos docente e discente que precisaram retirar material da instituição, pois essa logística também implica em uma série de gastos.

Ao analisar o fluxo de gastos da sua escola, é possível visualizar com clareza a saúde financeira da instituição e identificar os pontos de atenção do orçamento. 

Torne a sua infraestrutura mais econômica

A estrutura física da sua escola pode passa por mudanças que ajudam e muito na redução de custos. Vale lembrar que essas alterações vão te obrigar a fazer um investimento inicial, mas que a economia a longo prazo será considerável.

A primeira dessas mudanças estruturais está relacionada ao consumo de energia elétrica. Substitua todas as suas lâmpadas por versões LED, que são mais econômicas e duram por mais tempo. 

Ambientes que não são utilizados com frequência — como banheiros, corredores e elevadores — podem contar com sensores de presença. Isso garante que as luzes só fiquem acesas quando alguém estiver no local.

Dependendo da localização e estrutura, uma boa solução é a instalação de painéis solares e telhas translúcidas, que contribuem para o aproveitamento da luz natural.

Uma atenção especial para o consumo de água também pode reduzir custos na sua escola e garantir uma postura mais ecológica na instituição. Instale torneiras automáticas e troque as descargas convencionais pelas versões em caixa.

Em relação a materiais, reduza ao máximo o uso de itens que são rapidamente descartáveis, como copos, folders impressos, etc. A simples mudança de usar uma canecas ao invés de copos plásticos já traz uma boa economia ao final de um ano letivo, além de contribuir com o meio ambiente.

Vale destacar que essas soluções para redução de custos de infraestrutura vão se adequar melhor no momento em que as atividades escolares retornarem à normalidade. Mas é importante sempre ter essas soluções como parte da rotina em uma gestão escolar, independente do cenário.

Preste atenção nas datas de pagamentos

Essa dica parece básica, mas vale relembrar: preste atenção na data de vencimento das contas da sua escola. Uma boa estratégia é manter um calendário com as datas em que cada fatura vence. Dessa maneira, você reduz custos com equipe (alguém que precisaria gastar tempo para colocar os pagamentos em dia) e evita o acarretamento de multa e juros.

Tenha um bom plano para reter alunos

Se esforçar para conseguir novos alunos é uma boa estratégia. Porém, se o seu objetivo é reduzir custos, a nossa dica é garantir que os estudantes que já fazem parte do seu corpo discente continuem na escola.  

Para isso, você pode criar programas que incentivam a matrícula antecipada dos atuais alunos para os próximos semestres. Ofereça benefícios especiais para quem renovar as matrículas dentro de um período estipulado, como descontos nas mensalidades, materiais escolares, etc.

Reduza a inadimplência

A inadimplência gera custos altos para a instituição de ensino. Você vai precisar de um time que controle quais são os alunos devedores, que entre em contato para entender o motivo da inadimplência, que refaça as faturas de pagamento, etc. O ideal é contar com uma plataforma – como a Juno, que faz a gestão de alunos e cobranças em um só lugar. 

Leia também: Como gerenciar os pagamentos dos seus alunos?

Invista em tecnologia

Quantas tarefas executadas no dia a dia da sua escola realmente precisam de pessoas? Faça uma análise crítica de todas as funções que poderiam contar com o auxílio de softwares ou máquinas.

Esse corte de custos deve ser encarado como um processo a longo prazo. Isso porque, para fazer essas implementações, a instituição vai precisar investir uma grande quantia de dinheiro, mas ao longo do ano letivo, essa mudança vai trazer economia para a escola.

Processos automatizados

Uma dica importante  para reduzir custos da sua instituição de ensino é automatizar todos os processos possíveis. Invista em sistemas de gestão que geram transparência e agilidade para a sua escola. 

Além de trazer economia, essa estratégia libera a sua equipe para atividades que são mais relevantes.

O que a Juno pode fazer pela sua escola?

Conte com a Juno para fazer a gestão dos seus alunos e cobranças. Além de poder emitir pagamentos recorrentes sem complicação, a nossa plataforma disponibiliza relatórios dos últimos 7 dias, últimos 30 dias, do mês atual e anterior, do faturamento anual e total. Dessa forma você consegue visualizar com facilidade como anda a saúde financeira da sua instituição de ensino. 

Você também conta com lembretes automáticos perto da data de vencimento, que são enviados para os alunos tanto por e-mail quanto por WhatsApp. Essa é uma ótima estratégia para reduzir o índice de inadimplência e os custos da sua escola. 
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