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8 dicas para reduzir os custos da sua escola

A redução de custos é uma estratégia fundamental da gestão escolar para manter a saúde financeira da escola sempre em dia. Confira nossas dicas de como inserir essa prática na rotina da sua instituição de ensino!

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Tempo de leitura: 5 minutos

Não importa o tamanho da sua escola, a redução de custos é uma das principais estratégias para garantir uma boa gestão financeira da instituição de ensino, fazendo com que os recursos sejam investidos em áreas que realmente precisam.

Com o cenário de distanciamento social provocado pela pandemia do coronavírus, o segmento educacional foi um dos que mais precisou se adaptar. O anúncio da suspensão das aulas presenciais por conta da disseminação do vírus, fez com a maior parte das escolas adaptasse o seu regime de ensino para o EAD (Ensino à Distância). 

A crise refletiu no índice de inadimplência dos alunos e algumas instituições de ensino já começaram a sentir os reflexos da atual situação econômica do país. Nesse sentido, pensar em redução de custos na gestão escolar nunca foi tão essencial. 

O planejamento financeiro de uma escola, especialmente em um momento como esse, precisa considerar a gestão de crise como parte de sua estratégia, bem como incluir na ponta do lápis custos e gastos para o momento em que as atividades voltarem ao normal. 

O gestor escolar precisa trabalhar em várias frentes para fazer com que a saúde financeira da escola esteja acima da média, sem perder a qualidade de ensino, afinal o foco principal sempre vai ser o aluno.

Uma gestão escolar eficiente considera processos que podem ser otimizados em diversas áreas da escola como financeira, administrativa, acadêmica,  além de incluir a realização de um planejamento e acompanhamento por meio de relatórios com métricas e indicadores da instituição de ensino, que precisa contar com metas bem definidas a curto, médio e longo prazo.

Confira as nossas dicas para reduzir custos na sua escola. ?

Analise os gastos e corte o que é desnecessário

Quais gastos são realmente fundamentais para o funcionamento da sua instituição? É preciso avaliar as entradas e saídas de dinheiro da escola e analisar itens que possam ser dispensados. Aqui, estamos falando de materiais escolares, gastos com estrutura, entre outros. 

O almoxarifado da sua instituição tem um controle rigoroso da saída de materiais? É interessante que exista algum tipo de sistema (pode ser digital, para que uma pessoa não precise ficar responsável por isso) que registre o que é mais usado e quais são os professores que mais precisam desses equipamentos e materiais.

Muitas escolas cederam equipamentos como computadores e tablets para para que professores e alunos pudessem acompanhar as aulas nesse momento de distanciamento social. 

Sistemas automatizados que fazem o controle do almoxarifado pode ser uma boa estratégia para mapear cada membro dos corpos docente e discente que precisaram retirar material da instituição, pois essa logística também implica em uma série de gastos.

Ao analisar o fluxo de gastos da sua escola, é possível visualizar com clareza a saúde financeira da instituição e identificar os pontos de atenção do orçamento. 

Torne a sua infraestrutura mais econômica

A estrutura física da sua escola pode passa por mudanças que ajudam e muito na redução de custos. Vale lembrar que essas alterações vão te obrigar a fazer um investimento inicial, mas que a economia a longo prazo será considerável.

A primeira dessas mudanças estruturais está relacionada ao consumo de energia elétrica. Substitua todas as suas lâmpadas por versões LED, que são mais econômicas e duram por mais tempo. 

Ambientes que não são utilizados com frequência — como banheiros, corredores e elevadores — podem contar com sensores de presença. Isso garante que as luzes só fiquem acesas quando alguém estiver no local.

Dependendo da localização e estrutura, uma boa solução é a instalação de painéis solares e telhas translúcidas, que contribuem para o aproveitamento da luz natural.

Uma atenção especial para o consumo de água também pode reduzir custos na sua escola e garantir uma postura mais ecológica na instituição. Instale torneiras automáticas e troque as descargas convencionais pelas versões em caixa.

Em relação a materiais, reduza ao máximo o uso de itens que são rapidamente descartáveis, como copos, folders impressos, etc. A simples mudança de usar uma canecas ao invés de copos plásticos já traz uma boa economia ao final de um ano letivo, além de contribuir com o meio ambiente.

Vale destacar que essas soluções para redução de custos de infraestrutura vão se adequar melhor no momento em que as atividades escolares retornarem à normalidade. Mas é importante sempre ter essas soluções como parte da rotina em uma gestão escolar, independente do cenário.

reduzir os custos da sua escola

Preste atenção nas datas de pagamentos

Essa dica parece básica, mas vale relembrar: preste atenção na data de vencimento das contas da sua escola. Uma boa estratégia é manter um calendário com as datas em que cada fatura vence. Dessa maneira, você reduz custos com equipe (alguém que precisaria gastar tempo para colocar os pagamentos em dia) e evita o acarretamento de multa e juros.

Tenha um bom plano para reter alunos

Se esforçar para conseguir novos alunos é uma boa estratégia. Porém, se o seu objetivo é reduzir custos, a nossa dica é garantir que os estudantes que já fazem parte do seu corpo discente continuem na escola.  

Para isso, você pode criar programas que incentivam a matrícula antecipada dos atuais alunos para os próximos semestres. Ofereça benefícios especiais para quem renovar as matrículas dentro de um período estipulado, como descontos nas mensalidades, materiais escolares, etc.

Reduza a inadimplência

A inadimplência gera custos altos para a instituição de ensino. Você vai precisar de um time que controle quais são os alunos devedores, que entre em contato para entender o motivo da inadimplência, que refaça as faturas de pagamento, etc. O ideal é contar com uma plataforma – como a Juno, que faz a gestão de alunos e cobranças em um só lugar. 

Leia também: Como gerenciar os pagamentos dos seus alunos?

Invista em tecnologia

Quantas tarefas executadas no dia a dia da sua escola realmente precisam de pessoas? Faça uma análise crítica de todas as funções que poderiam contar com o auxílio de softwares ou máquinas.

Esse corte de custos deve ser encarado como um processo a longo prazo. Isso porque, para fazer essas implementações, a instituição vai precisar investir uma grande quantia de dinheiro, mas ao longo do ano letivo, essa mudança vai trazer economia para a escola.

Processos automatizados

Uma dica importante  para reduzir custos da sua instituição de ensino é automatizar todos os processos possíveis. Invista em sistemas de gestão que geram transparência e agilidade para a sua escola. 

Além de trazer economia, essa estratégia libera a sua equipe para atividades que são mais relevantes.

O que a Juno pode fazer pela sua escola?

Conte com a Juno para fazer a gestão dos seus alunos e cobranças. Além de poder emitir pagamentos recorrentes sem complicação, a nossa plataforma disponibiliza relatórios dos últimos 7 dias, últimos 30 dias, do mês atual e anterior, do faturamento anual e total. Dessa forma você consegue visualizar com facilidade como anda a saúde financeira da sua instituição de ensino. 

Você também conta com lembretes automáticos perto da data de vencimento, que são enviados para os alunos tanto por e-mail quanto por WhatsApp. Essa é uma ótima estratégia para reduzir o índice de inadimplência e os custos da sua escola. 
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