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8 desafios de gestão de um escritório contábil

A rotina de um escritório de contabilidade é repleta de uma série de processos internos e externos dos quais diversas empresas dependem. Esse fluxo acelerado torna a gestão de negócios contábeis um verdadeiro desafio. Confira os principais obstáculos desse tipo de gerenciamento e como ter sucesso nesse mercado!

Escritório contábil imagem descritiva
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Um escritório contábil é responsável pelo gerenciamento de uma série de documentos e importantes processos de diversas empresas simultaneamente. Ao mesmo tempo, é preciso que a gestão do seu próprio negócio seja eficiente, garantindo que todos os processos internos e externos sejam cumpridos, sempre com foco em obter os melhores resultados para a empresa.

No entanto, a gestão de um escritório contábil é desafiadora em meio a uma rotina tão atribulada e é importante conhecer seus principais pontos de tensão para garantir o sucesso do negócio. Separamos os principais desafios de um negócio contábil e a melhor forma de superá-los. Confira!

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Desafios de gestão de um escritório de contabilidade

Integração entre times

A gestão de um escritório contábil começa pela sua equipe e quanto maior ela for, mais desafiadora vai ser essa etapa. Promover a integração entre os diferentes times da empresa é essencial para o bom funcionamento do negócio como um todo.

Mesmo em escritórios menores ou ainda em desenvolvimento, é possível que existam ruídos de comunicação que dificultem o processo de integração entre os times e isso é prejudicial principalmente para os resultados do negócio.

Uma boa solução para esse tipo de problema é identificar possíveis líderes em cada área ou setor, que esteja alinhado com os interesses do seu escritório de contabilidade. O foco deve estar na melhoria dos processos internos, o que vai proporcionar a concretização das metas estabelecidas.

Comunicação efetiva

No desafio sobre integração entre times, surgiu a questão dos ruídos de comunicação. A verdade é que a comunicação, no geral, desempenha um papel fundamental para o desempenho do negócio.

Além de garantir a integração das equipes, é importante traçar um bom plano de comunicação interna para que todos os colaboradores estejam na mesma página. Esse alinhamento é essencial para que o crescimento sustentável do seu escritório de contabilidade. 

Toda a comunicação da empresa não pode ser feita apenas via e-mail ou por apps de mensagem instantânea, como o Skype ou Slack. É importante organizar reuniões de alinhamento, conversas e treinamentos para que as trocas de experiências, feedbacks e políticas da empresa sejam constantes.

Quando isso não for possível, é ideal contar com recursos tecnológicos, como transmissões ao vivo ou vídeo chamadas, que promovam esse tipo de interação entre os gestores e a equipe.

Retenção de talentos 

Pode ser extremamente difícil para o seu escritório formar a equipe talentosa sobre a qual falamos antes.

Encontrar os profissionais certos para a função que precisa demanda tato, poder de recrutamento e investimentos em capacitação.

Mas o mercado se movimenta de forma constante e a sua empresa pode não se confirmar como a melhor opção para o colaborador, que então decide apostar em novos ares.

Para evitar perder um talento, a melhor estratégia talvez seja investir na motivação de equipes.

Não há uma receita única para alcançar esse objetivo, mas as chances de êxito aumentam conforme seu colaborador se sente valorizado e tem seus talentos reconhecidos.

Fluxo de informações e documentos

Receber documentos de clientes por meios eletrônicos, de forma totalmente segura, já faz parte da rotina de escritórios contábeis que se adaptaram à era digital da contabilidade. 

Leia também: A era digital na contabilidade

Para garantir que esse processo seja ainda mais ágil, é importante contar com sistemas que possibilitem esse recebimento de forma simples. Outro ponto é a forma de guardar os documentos recebidos. Nesse novo formato de contabilidade, não existem mais pastas e arquivos físicos, então o ideal é contar com um sistema de armazenamento na nuvem.

Esse fluxo não impede interações presenciais e por e-mail, é apenas uma forma de tornar mais digital o recebimento e armazenamento de informações e documentos contábeis, o que garante mais segurança e maior durabilidade, além de praticidade e agilidade no processo.

Estratégias de fidelização de clientes 


Prospectar novos clientes é um objetivo que todo gestor de escritório contábil precisa ter para garantir o crescimento do seu negócio. No entanto, essa não é a única estratégia a ser considerada na gestão de um escritório de contabilidade, pois a retenção de clientes pode ser muito vantajosa tanto para a saúde financeira da empresa quanto para manter uma boa imagem dos serviços contábeis prestados.

Clientes que mantém um bom nível de relacionamento com empresas ajudam a disseminar uma imagem positiva do escritório e dos serviços prestados, o que ajuda no processo de atração de novos consumidores. 

Para isso, existem algumas estratégias de retenção: 

  • Aposte no bom atendimento
  • Mantenha uma rotina administrativa
  • Cumpra os prazos de entrega
  • Ofereça serviços contábeis diferenciados
  • Faça uma boa gestão da sua carteira de clientes

Leia também: 5 dicas para reter clientes no seu escritório contábil

Mensuração de desempenho do negócio

Como anda o seu escritório contábil? O instinto de qualquer gestor é sempre responder a esta pergunta de forma positiva, mas também esse tipo de questionamento é capaz de tirar o sono de qualquer empresário. 

Analisar o desempenho do próprio negócio não é tarefa fácil, mas é fundamental para entender o que tem funcionado e os pontos que precisam ser ajustados. Para isso é necessário avaliar a produtividade do escritório contábil, bem como a qualidade dos serviços prestados, desempenho dos times e também fatores externo, como economia e concorrência.

Depois dessa extensa análise, você vai estar pronto para definir os KPIs (indicadores-chave de desempenho) e alinhar a sua equipe para colocar em prática novas metas e objetivos para o negócio.

Conhecimento de mercado

Muitas vezes, na correria da rotina, é fácil ficar muito focado em tudo que acontece dentro do nosso próprio negócio e deixar um pouco de lado o mundo lá fora. Mas isso pode ser uma grande falha de gestão, pois o sucesso do seu escritório contábil também depende de constante análises do mercado. 

É fundamental avaliar como os seus concorrentes estão se comportando, de que forma eles têm se posicionado no mercado. Essa análise vai deixar claro o que eles fazem de diferente do seu escritório ou quais os pontos de melhoria que a sua empresa contábil pode investir para atrair mais clientes e se consolidar ainda mais.

Para isso, é necessário definir um planejamento de gestão com o objetivo de identificar suas forças e fraquezas atuais e projetar as ameaças e oportunidades futuras. E a partir disso, elaborar estratégias concretas para o seu escritório contábil.

Gestão financeira

Manter a saúde financeira do seu escritório de contabilidade é um dos principais desafios da gestão e também umas das prioridades do negócio como um todo. O dia a dia contábil é muito atribulado, com uma série de processos internos que não podem falhar e com a responsabilidade fiscal das empresas de seus clientes.

Para garantir que a gestão financeira do seu próprio negócio não caia no esquecimento e que com isso, seu orçamento fique no vermelho, é importante contar com soluções façam a gestão das cobranças, cliente, contas a pagar e a receber, de forma descomplicada – como a Juno

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